Écrit par Franck L. Kapiamba Je suis nouvellement recruté comme Chargé d’Appui au bureau Pays-FIDA à Kinshasa, RD Congo
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Pendant mes deux premières semaines de travail, j’ai assisté à deux ateliers de formation visant d’une part l’appropriation des documents de conception du PAPAKIN (Programme d’appui aux pôles d’approvisionnement de Kinshasa en produits vivriers et maraichers) par les membres de l’UGP nouvellement recrutés et d’autre part l’introduction au système de planification, suivi et évaluation des projets/programmes cofinancés par le FIDA.
A mon avis, la tenue de ces deux ateliers a constitué une démonstration évidente de la mise en œuvre de bonnes pratiques pouvant garantir la bonne performance de nouveaux projets dans le pays. Les programmes en cours mis en place par le Gouvernement et cofinancés par le FIDA en RD Congo dans le cadre du COSOP-1(PRAPE, PRAPO, PIRAM) se sont généralement caractérisés par une faible performance tout au long de leur période d’exécution. Parmi les facteurs grevant cette performance, il y a notamment la faible compréhension des documents de projet par ceux qui doivent les mettre en œuvre, le retard dans la mise en place d’un système de gestion fiduciaire et les faibles capacités pour la mise en place d’un système de planification, suivi et évaluation. En vue de capitaliser ces leçons et de garantir une bonne performance aux programmes appuyés dans le cadre du COSOP-2, le bureau pays-FIDA et le bureau de liaison des projets cofinancés par le FIDA en RD Congo ont organisé deux ateliers de formation qui ont regroupé les membres nouvellement recrutés pour la mise en œuvre du PAPAKIN, les responsables programmation, suivi et évaluation des projets en cours et en phase d’achèvement ainsi que les membres du comité de pilotage.
Le premier atelier de cinq jours (2-6 avril 2013) sur la mise en œuvre et la gestion fiduciaire du PAPAKIN visait à combler l’écart entre les documents de conception du programme PAPAKIN et la compréhension des gestionnaires et des équipes de mise en œuvre qui devront opérationnaliser ce programme. Alors que les ateliers de démarrage se limitent très souvent à des présentations sommaires du projet sans approfondir la compréhension du montage et des détails opérationnels de mise en œuvre, cet atelier de formation a couvert en détail plusieurs aspects du programme y compris la conception et les stratégies de mise en œuvre de différentes sous composantes, le budget du programme et le lien avec sa gestion financière, les textes juridiques du programme, la gestion financière du programme, l’élaboration du cadre de résultat du programme et la génération du PTBA à partir de ce cadre, les notions fondamentales sur la passation des marchés, etc. Les présentations sur ces sujets par les concepteurs du programme et les consultants ont été alternées par des réflexions et des exercices pratiques en petits groupes. Le deuxième atelier de formation (9-12 avril 2013) a porté sur le suivi-évaluation et le système de gestion des résultats et impacts (SYGRI) des projets cofinancés par le FIDA. Il a été une occasion non seulement d’introduire les participants au système et aux outils de suivi-évaluation mais aussi de partager des expériences pratiques sur la base de leçons apprises de la mise en place du système de suivi-évaluation des programmes appuyés dans le cadre du COSOP-1. Les sujets présentés ont couvert les principes directeurs du système de planification, le suivi et évaluation des projets cofinancés par le FIDA, le concept de la chaîne des résultats, le cadre logique et le PTBA comme instruments du suivi&évaluation, le SYGRI etc. Ces présentations ont été enrichies par des exercices pratiques et la revue des soumissions SYGRI par les projets en cours en RD Congo et en République du Congo.
Après la tenue de ces deux ateliers, j’ai continué à travailler cette semaine avec les membres des équipes des programmes qui y ont participé, en particulier PAPAKIN et PIRAM. Je suis très particulièrement impressionné par les effets positifs générés par l’utilisation des produits livrés à travers ces ateliers de formation: les membres de l’UGP nouvellement recrutés pour le PAPAKIN forment déjà une équipe cohérente et soudée qui a une vision commune et partagée de « comment les résultats doivent être atteints ». Bien que non encore déployés pour le démarrage effectif des activités du programme, ils se réunissent sous la conduite du bureau de liaison pour identifier les chaînes des résultats, analyser le cadre logique et proposer des révisions, élaborer le cadre de résultat du programme pour 2013-2015, générer et préparer la trame du PTBA par une approche partant des résultats à atteindre avant d’identifier les produits nécessaires à livrer par le projet et les activités à exécuter pour réaliser ces produits.
Il en est de même du PIRAM où les participants à l’atelier ont continué à travailler sous l’appui du Bureau Pays FIDA pour affiner leurs soumissions SYGRI et réexaminer le cadre logique du programme ainsi que la cohérence du PTBA -2013 avec celui-ci. S’il est évident que la capitalisation de leçons apprises des projets/programmes passés fait partie de bonnes pratiques en matière de conception, de démarrage et de mise en œuvre de nouveaux programmes, il n’en reste pas moins vrai que, dans la plupart des cas, les équipes constituées pour assurer la mise en œuvre de ces programmes sont très souvent déployées pour le démarrage des activités sans aucune compréhension des documents de conception et des approches de mise en œuvre, suivi-évaluation et sans avoir développé une vision commune de « comment les résultats du programme seront atteints ».
Par l’organisation des ateliers d’appropriation par les membres de l’UGP des documents du nouveau programme et du système de planification, suivi et évaluation des projets/programmes cofinancés par le FIDA, la RD Congo semble résolument engagée dans une nouvelle dynamique pour une amélioration de la performance du portefeuille FIDA dans le cadre du COSOP-2 en cours dans le pays.
A mon avis, la tenue de ces deux ateliers a constitué une démonstration évidente de la mise en œuvre de bonnes pratiques pouvant garantir la bonne performance de nouveaux projets dans le pays. Les programmes en cours mis en place par le Gouvernement et cofinancés par le FIDA en RD Congo dans le cadre du COSOP-1(PRAPE, PRAPO, PIRAM) se sont généralement caractérisés par une faible performance tout au long de leur période d’exécution. Parmi les facteurs grevant cette performance, il y a notamment la faible compréhension des documents de projet par ceux qui doivent les mettre en œuvre, le retard dans la mise en place d’un système de gestion fiduciaire et les faibles capacités pour la mise en place d’un système de planification, suivi et évaluation. En vue de capitaliser ces leçons et de garantir une bonne performance aux programmes appuyés dans le cadre du COSOP-2, le bureau pays-FIDA et le bureau de liaison des projets cofinancés par le FIDA en RD Congo ont organisé deux ateliers de formation qui ont regroupé les membres nouvellement recrutés pour la mise en œuvre du PAPAKIN, les responsables programmation, suivi et évaluation des projets en cours et en phase d’achèvement ainsi que les membres du comité de pilotage.
Le premier atelier de cinq jours (2-6 avril 2013) sur la mise en œuvre et la gestion fiduciaire du PAPAKIN visait à combler l’écart entre les documents de conception du programme PAPAKIN et la compréhension des gestionnaires et des équipes de mise en œuvre qui devront opérationnaliser ce programme. Alors que les ateliers de démarrage se limitent très souvent à des présentations sommaires du projet sans approfondir la compréhension du montage et des détails opérationnels de mise en œuvre, cet atelier de formation a couvert en détail plusieurs aspects du programme y compris la conception et les stratégies de mise en œuvre de différentes sous composantes, le budget du programme et le lien avec sa gestion financière, les textes juridiques du programme, la gestion financière du programme, l’élaboration du cadre de résultat du programme et la génération du PTBA à partir de ce cadre, les notions fondamentales sur la passation des marchés, etc. Les présentations sur ces sujets par les concepteurs du programme et les consultants ont été alternées par des réflexions et des exercices pratiques en petits groupes. Le deuxième atelier de formation (9-12 avril 2013) a porté sur le suivi-évaluation et le système de gestion des résultats et impacts (SYGRI) des projets cofinancés par le FIDA. Il a été une occasion non seulement d’introduire les participants au système et aux outils de suivi-évaluation mais aussi de partager des expériences pratiques sur la base de leçons apprises de la mise en place du système de suivi-évaluation des programmes appuyés dans le cadre du COSOP-1. Les sujets présentés ont couvert les principes directeurs du système de planification, le suivi et évaluation des projets cofinancés par le FIDA, le concept de la chaîne des résultats, le cadre logique et le PTBA comme instruments du suivi&évaluation, le SYGRI etc. Ces présentations ont été enrichies par des exercices pratiques et la revue des soumissions SYGRI par les projets en cours en RD Congo et en République du Congo.
Après la tenue de ces deux ateliers, j’ai continué à travailler cette semaine avec les membres des équipes des programmes qui y ont participé, en particulier PAPAKIN et PIRAM. Je suis très particulièrement impressionné par les effets positifs générés par l’utilisation des produits livrés à travers ces ateliers de formation: les membres de l’UGP nouvellement recrutés pour le PAPAKIN forment déjà une équipe cohérente et soudée qui a une vision commune et partagée de « comment les résultats doivent être atteints ». Bien que non encore déployés pour le démarrage effectif des activités du programme, ils se réunissent sous la conduite du bureau de liaison pour identifier les chaînes des résultats, analyser le cadre logique et proposer des révisions, élaborer le cadre de résultat du programme pour 2013-2015, générer et préparer la trame du PTBA par une approche partant des résultats à atteindre avant d’identifier les produits nécessaires à livrer par le projet et les activités à exécuter pour réaliser ces produits.
Il en est de même du PIRAM où les participants à l’atelier ont continué à travailler sous l’appui du Bureau Pays FIDA pour affiner leurs soumissions SYGRI et réexaminer le cadre logique du programme ainsi que la cohérence du PTBA -2013 avec celui-ci. S’il est évident que la capitalisation de leçons apprises des projets/programmes passés fait partie de bonnes pratiques en matière de conception, de démarrage et de mise en œuvre de nouveaux programmes, il n’en reste pas moins vrai que, dans la plupart des cas, les équipes constituées pour assurer la mise en œuvre de ces programmes sont très souvent déployées pour le démarrage des activités sans aucune compréhension des documents de conception et des approches de mise en œuvre, suivi-évaluation et sans avoir développé une vision commune de « comment les résultats du programme seront atteints ».
Par l’organisation des ateliers d’appropriation par les membres de l’UGP des documents du nouveau programme et du système de planification, suivi et évaluation des projets/programmes cofinancés par le FIDA, la RD Congo semble résolument engagée dans une nouvelle dynamique pour une amélioration de la performance du portefeuille FIDA dans le cadre du COSOP-2 en cours dans le pays.